Archelios | Gestion d'événement

Archelios Gestion d’événement

Archelios Gestion d’événement, un large éventail de solutions informatiques pour servir vos événements.

Gestion d'inscription | Badging | Gestion des invités | Soumission des communications | Application mobile de l'événement

Nous vous accompagnerons tout du long, que vous soyez agence d’événementiel ou particulier, vous êtes au bon endroit !

Événement, Congrès ou Salon, nos solutions répondent à 100% de vos besoins.

Gestion d'inscription en ligne

Un site web vous sera mis en ligne avant l‘événement pour y mettre toutes les informations utiles à la présentation et à la promotion de celui ci.

Un module de gestion d’inscription en ligne vous sera intégré au niveau de votre site web :

- Permettez à vos participants de s’inscrire en ligne

- Permettez à vos participants de réserver leurs hébergements avec paiement en ligne

- Consulter la liste de vos inscrits

- Tenez vos participants informés grâce au mailing groupé

Gestion des Communications/Abstracts

Un module de gestion des communications vous sera implanté au niveau de votre site web.

- Permettez à vos participants de soumettre leurs communications

- Consultez et évaluer les communications soumises

- Avertissez vos participants dont les communications ont été retenues grâce au mailing automatique

Le responsable de la validation des abstracts aura à disposition un tableau de bord pour organiser la réception et la validation de ces travaux.

La liste définitive est exportable en format Excel.

Gestion des Invités/ Prises en charge

Une plateforme de Gestion des invités vous sera disposée accessible via un nom d’utilisateur/mot de passe :

- Permettez à chacun de vos sponsors de gérer leur liste d’invités

- Gérez vos propres invités grâce à un compte dédié

L’administrateur de tout compte peut ajouter/modifier/supprimer une personne de la liste Jusqu’au deadline communiqué.

Badges Evénementiels

Nous vous proposons des badges événementiels personnalisés adaptables au thème de votre événement ainsi qu’au profil de vos participants :

Organisateur, Conférencier, Congressiste, Exposant, Visiteur …

Pour contrôler et optimiser l’accès aux services proposés lors de l’événement, tout badge est identifiable grâce à un code à barres.

Secrétariat

Une équipe sera sur place le jour de l’événement doté d’une application de gestion pour :

- Assurer la délivrance des badges imprimés aux participants inscrits

- Assurer l’édition des badges pour les nouvelles inscriptions

- Assurer la fourniture des kits

- Assurer l’orientation et la procuration des informations liées à l’événement

Un tableau de bord est mis à disposition à un responsable qui aura pour mission de valider les badges après réception du paiement et de delivrer les factures ou reçus de réglement.

Accès aux repas

Pour Garantir un accès contrôlé aux repas planifiés lors de l’événement, Tous les badges seront scannés à l’entrée.

Chaque badge scanné est comptabilisé et ne peut être utilisé une deuxième fois lors du même repas.

Si les repas sont sous forme de buffets une coordination est établie entre le maitre d’hôtel et les organisateurs pour ouvrir les stations au fur et à mesure que les participants affluent.

Nous pourrons connaitre en temps réel le nombre de personnes présentes.

Attestations

Les attestations sont pré imprimées, seuls les noms et les titres des travaux sont imprimés sur place

Il sufft d’un scan du badge pour connaitre les attestations auxquelles la personne peut disposer :

- Attestation de présence

- Attestation de communication affichée

- Attestation de communication orale

- Attestation d'atelier ...

Statistiques

Un rapport est fourni après l’événement, contenant la liste des participants présents ainsi que quelques statistiques concernant l’événement,notamment le ratio présence /absence, les spécialités présentes à l’événement, les conférences ayant eu le plus de succès.

Tout dépend des informations collectées lors de l’événement.

Application mobile de l’événement

Une application mobile sous Android et IOS dédiée à l’événement permettra aux participants de profter pleinement de cette manifestation en leur procurant de nombreux avantages.

Accès facile au programme: liste des conférences et des conférenciers avec la possibilité de choisir celles dont on veut être notifées.

Broadcast des messages: Envoyez une notifcation instantanée à l’ensemble des participants (ex:décalage d’une session)

Networking: Fiche complète des exposants ainsi qu’une interface de prise de rendez vous.

Sessions Interactives: Possibilité de voter ou de poser une question aux intervenants à travers l'application, réciproquement tout intervenant peut faire un sondage en temps réel.

Feedback: Du fait que l’essentiel des événements soit récurrent, l’étude de la satisfaction des participants est primordiale pour améliorer constamment les services proposés.